Une chose à la fois!

Pour en faire plus…

Pour vous aider à vous organiser et trouver du temps pour vous, je vous ai déjà présenté le personal kanban et la matrice de Moscow.
Il est possible que vous ayez déjà trouvé du temps, mais il y a une autre croyance à revoir : on peut faire plusieurs choses en même temps.

On pense souvent pouvoir le faire, mais c’est faux. Nous avons besoin de concentration pour exécuter une action correctement.
Bien sûr, il existe des exceptions : si une des tâches a tellement été répétée qu’elle est réellement acquise : car c’est en pratiquant qu’on apprend vraiment.
Ce qui me fait d’ailleurs penser au principe des 10000 heures d’Anders Ericsson, mais c’est un autre sujet…

Donc si vous voulez réellement gagner du temps, ne faites qu’une chose à la fois et prenez le temps de la terminer!

En pratique

Pour plus de cohérence avec les articles précédents, nous allons ajouter une nouvelle notion à notre personal kanban : limiter le travail en cours à 1 (généralement appelé WIP pour Work In Progress).

Observer

Dans un premier temps, je vous propose d’appliquer un WIP à 1 dans dans la colonne DOING pendant quelques jours et de noter:

  • combien de tâches passées en DONE aujourd’hui
  • combien de fois, plus d’une carte se sont trouvées en DOING (et pourquoi pas lesquelles).

Comprendre et ajuster

A la fin de la période, nous allons regarder les deux indicateurs:

  • Si vous avez passé moins d’une tâche par journée en DONE => c’est qu’elles sont sans doute trop grosses, essayez de les découper!
  • Si vous avez un nombre important de cartes en DOING en même temps et un faible volume de tâches passées en DONE par jour => même observation, découpez vos tâches.
  • Si vous avez un nombre important de cartes en DOING en même temps et un volume conséquent de tâches passées en DONE par jour => Avec un peu de rigueur (une seule à la fois), vous pourriez en faire encore plus.

Découper

person in red long sleeve shirt holding black and silver scissors

On peut toujours découper une tâche à réaliser en plusieurs sous tâches plus petites. Il faut parfois se creuser un peu les méninges, mais avec un peu d’entraînement c’est plus simple.

Voici quelques exemples :

  • Passer l’aspirateur à la maison => Passer l’aspirateur dans la chambre + passer l’aspirateur dans le salon + passer l’aspirateur dans la salle de bain + passer l’aspirateur dans la cuisine
  • Relancer par mail les clients en retard de paiement => Relancer par mail client A en retard de paiement + relancer par mail client B en retard de paiement + relancer par mail client C en retard de paiement + …
  • Lire mon roman préféré => Lire le chapitre 1 de mon roman préféré, lire le chapitre 2 de mon roman préféré, …
  • Ranger ma chambre (on l’utilise souvent avec ma fille et c’est d’une efficacité monstrueuse) : ranger les playmobils + ranger les livres + ranger les dessins + …

Planifier

Il n’y a plus qu’à prioriser toutes ces tâches dans notre personal kanban. Pour finaliser notre exemple, je choisis donc de réaliser les activités suivantes:

  • Relancer par mail client A en retard de paiement
  • Relancer par mail client B en retard de paiement
  • Passer l’aspirateur dans la chambre
  • Lire le chapitre 1 de mon roman préféré dans la matinée….

Bref, vous voyez le genre. Ce qui est génial, c’est que maintenant vous allez pouvoir vraiment organiser votre temps!

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Une chose par jour – Circul-r
7 mois il y a

[…] l’article « Une chose à la fois! » je vous ai invité à ne faire qu’une chose à la fois. Dans […]